Як проводити наради

Деякі люди говорять, щоб думати, а деякі — думають, щоб говорити. Перші зазвичай користуються методом «опробування» ідей на співрозмовнику, їм простіше сказати щось, почути свої слова своїми вухами, а потім погодитися чи не погодитися. Якщо ви переказували якісь новини чи проводили діалоги вслух з котом чи собакою, можливо, дзеркалом, то тоді ви говорите, щоб думати. А якщо навпаки, прокручуєте в думках ідеї та практикуєте ментальні діалоги — то ви з другої категорії людей — думаєте, перш ніж сказати. Скромняшки, я сама така.

Я Юлія Сотнікова, маркетолог, аудитор, шукач змістів та просто спеціаліст, який ненавидить наради, особливо з витребеньками и робить все, щоб їх оптимізувати та скоротити. Давайте зі мною.

Отже, коли два типи людей зустрічаються, то відбувається грім та блискавка, одні не розуміють, навіщо теревені, коли і так купа задач, а інші не вміють вирішувати задачі, якщо їх не проговорять з кимось. Саме тому здається, що часто люди бронюють час і заповнюють його балаканиною. Але це просто їх метод вирішення проблем.

Порада перша: люди приходять і йдуть, вам треба система, яка б лишилась надовго. Отже, зробіть систему. І почнеться вона зі сформованого повідомлення.

А якщо не проводити нараду?

Але перед тим поставте питання, що станеться, якщо наради не буде? Чи справді вигідно проводити нараду або можна просто надіслати посилання на новий регламент у загальний чат?

Якщо вам треба оголосити про якусь новину і не треба зворотній зв’язок від колег, то сформулюйте повідомлення в чат чи на пошту. Якщо вам треба зворотній зв’язок, то все одно сформулюйте питання заздалегідь та попередьте, що вам треба будуть ідеї чи консультації. Я вже казала, що деяким людям складно формувати ідеї швидко, тож ви дасте їм фору і отримаєте класні ідеї, а не здивовані вирази облич натомість.

Якщо треба презентувати ідею — напишіть в чат чи на пошту, не збирайте нараду. Якщо треба вирішити проблему — нікуди від наради не дітися.

Видання The Sun наводить жахаючу статистику — на офісні наради в середньому йде 213 годин на рік — це еквівалентно 27 робочим дням. Це основна причина переробок, коли доводиться допрацьовувати ввечері та на вихідних.

Щоб не марнувати час, сторіть систему, створіть в календарі подію та додайте робочі пошти колег. Попередьте мінімум за добу, щоб у колег був час на подумати. Напишіть зручне повідомлення.

📌Читайте в блозі: Як складати User Story

Етапи проведення нарад

Зрозуміле повідомлення: тема, суть, перелік питань, посилання на всі-всі документи, задачу в таск-менеджері, щоб вашим колегам було зручно. Дивіться приклад. Отже далі ідеї перед, а не після наради. Зберіть ідеї від колег перед нарадою. Це важливо. Якщо людина не присилає вам жодного речення, але просить призначити нараду — повірте, ця людина зжере ваш час та ресурс. Такі люди зазвичай або відсиджуються мовчки, або дуже активні, але не продуктивні. Знаєте таке, бачили суперактивних колег з нульовою продуктивністю? Про них і мова. Збирайте коло себе не активних, а продуктивних. Не прислали навіть два речення — не запрошуйте на нараду. Виняток: ваш керівник (компанії, відділу), тому що якщо у фахівця 10+ років досвіду йому потрібно менше часу вникнути в питання. Дайте людям право відмовитися, якщо вони можуть прислати свої ідеї, але не можуть виділити час на нараду, то це окей. Не робіть кожну нараду обов’язковою. Виключення — щотижневі чи щоденні планерки, якщо цього вимагають процеси компанії.

Стратегія Google Ads для site.com

Привіт, тиждень тому до нас звернувся клієнт site.com. Ми зробили йому аудит та чекали на всі виправлення. Зараз саме час зробити стратегічний план розвитку та оптимізації рекламного кабінету.

Пришліть мені коротко свої ідеї, які у вас виникнуть перед нарадою.

Питання для обговорення

Ми вже налаштували кампанію на категорію товарів А, але по ній мало кліків, тож я пропоную створити іншу кампанію, де зібрати товари категорії А та С. Але швидко це додати не виходить,бо у клієнта специфічний фід, треба ваші ідеї.
Є категорія товарів В, яка потрапила на модерацію в Merchant Center та там і зависла, треба ідеї, як це прискорити.
Для клієнта треба запустити свіжу медійну кампанію і нам потрібні ідеї для креативів.
Клієнт хоче детальний аналіз конкурентів, включаючи їх рекламні бюджети, ми не можемо відстежити цю інформацію, тому потрібні ідеї, що ми можемо запропонувати для аналізу.
Google Ads заблокував деякі товари через описи, потрібно також обговорити, як краще замінити ці описи,щоб не отримати блокування в подальшому.
Клієнт хоче вирости в продажах х3, але збільшення бюджету готовий погодити лише на 50%, тож потрібні будуть ідеї з приводу оптимізації та найефективнішої стратегії.

Головна задача в таск-менеджері: [link]

Посилання на Zoom чи Google Meet: [link]

Дата, час.

Чіткий таймінг. Розплануйте нараду заздалегідь, якщо щось піде не за планом, то краще мати план, ніж його не мати. Ще одна порада, яка допоможе економити час: якщо запланувати на нараду 1 годину, то поставте таймінг на 45 хвилин і таймер, щоб пришвидшити учасників. Можливо нарада і буде тривати 1 годину, але точно не більше, як зазвичай трапляється. Дивіться приклад.

Регламент: на обговорення пропоную виділити 30 хвилин ідеї, 15 хвилин спростування ідей і 15 хвилин схвалення ідей. Від кожного буду очікувати 2-3 ідеї.

Голова наради. У кожної наради є голова, він же модератор. Зазвичай це та людина, яка ініціює нараду. Обовязки голови: робити протокол, або призначити того, хто зробить протокол та виступати модератором, якщо обговорення зайде в кут, схолоне чи перегріється.

Методологія. Оберіть комфортний метод обговорення. Наприклад, мозковий штурм — коли кожен учасник висуває свої ідеї, без критики чи обмежень — підійде для творчих команд. Такий метод найбільш лояльний для сором’язливих колег. Мозковий штурм проходить так: кожен висуває всі ідеї, навіть безглузді на перший погляд, потім вони обговорюються та обираються кращі. Ще є метод «5 чому»: на кожну ідею треба поставити 5 питань чому, щоб виявити її сильні чи слабкі сторони. Можете користуватися і найпростішим методом обговорення по колу. Це залежить від команди, ваших цілей та цілей проекту.

Протокол наради. Складіть короткий конспект. Ім’я — пропозиція чи питання. А також список задач з дедлайнами, кому і що довірили робити по проекту.

Позитивне закінчення. Всі наради мають мати позитивне закінчення, навіть якщо там шли пекельні дебати чи розбори польотів. Подякуйте кожному за ідеї, виокреміть позитивні моменти.Відеоприсутність. Увімнена відеокамера це вже +10 до поваги. Бувають різні обставини, коли камеру увімкнути не зручно. Одразу попередьте про це, дуже важко виступати перед аватарами, коли не бачиш реальних обич. Допустимо вимкнути камеру на кілька хвилин, наприклад, вигнати кішку чи відповісти на терміновий робочий дзвінок, але це все виключення, а не правило.

Чекліст наради на 10 пунктів

А тепер давайте коротко пройдемося та зробимо чекліст наради на 10 коротких пунктів.

Плануйте наради в календарі та підключайте Google Meet та Zoom. Так ви будете знати, хто з учасників підтвердив намір приєднатися. Календар автоматично нагадає про нараду листом на пошту.
Нагадайте особисто тим, хто не підтвердив намір, можливо, лист пішов в спам.
Напишіть тему, питання, додайте пошти учасників, посилання на відеоконференцію. Прикріпіть всі матераіли, щоб учасникам було зручно їх дістатися.
Зберіть пропозиції всіх учасників.
Запросіть лише тих, хто прислав ідеї.
Проведіть мозковий штурм, техніку питань «чому» та інші.
Зробіть протокол наради: конспект плюс всі питання та пропозиції, що виникли.
Перетворіть пропозиції та ідеї на задачі.
Складіть список задач та призначте відповідальних. Встановіть дедлайни кожної задачі.
Проведіть аудит робіт після дедлайну. Але це вже не стосується нарад, а інший робочий процес.

З цим чек-лістом у вас шанс на невдалу нараду спуститься до 1-10%, але не до нуля. Тому я ще розповім про причини ваших невдалих нарад, щоб їх уникати.

Причини ваших невдалих нарад

Немає чіткого плану наради: давайте зберемося щоб обговорити стратегію Google Ads для site.com без деталей — це невірно.
Поганий таймінг. Якщо нарада затягується, це створює напруження.
Нема діалогу. Всі учасники тихенько сидять та слухають, тому що або погано підготувалися, або не мають інтересу до проекту. Найгірше коли колеги під час нарад гортають новинну стрічку чи вставляють жарти чи недоречні ремарки в діалог з іншими учасниками.
Немає відповідальних. Ніхто не робить протокол, не призначає виконавців та дедлайни.
Нарада закінчується ніяк або на негативній ноті, всі просто розходяться, немає списку справ, дедлайнів та висновків.

Дякую вам за увагу, ці поради можуть здатися занадто важкими для новачка, але повірте, все вимагає досвіду, за кожною успішною нарадою стоять кілька неуспішних, головне тут от що — проводьте наради лише якщо це вкрай треба, відрізняйте активність від продуктивності, робіть протоколи, задачі та дедлайни.

Які у вас виникли питання? Пишіть мені, будемо розбирати кожне.

Recent Posts

Tags

Отримати консультацію