Как проводить совещания

Некоторые люди говорят, чтобы думать, а некоторые — думают, чтобы говорить. Первые обычно пользуются методом «опробования» идей на собеседнике, им проще сказать что-то, услышать свои слова своими ушами, а потом согласиться или не согласиться. Если вы пересказывали какие-то новости или проводили диалоги вслух с котом или собакой, возможно, зеркалом, то тогда вы говорите, чтобы думать. А если наоборот, прокручиваете в мыслях идеи и практикуете ментальные диалоги — то вы из второй категории людей — думаете, прежде чем сказать. Скромняшки, я сама такая.

Я Юлия Сотникова, маркетолог, аудитор, искатель смыслов и просто специалист, который ненавидит совещания, особенно с выкрутасами и делает все, чтобы их оптимизировать и сократить. Давайте со мной.

Итак, когда два типа людей встречаются, то происходит гром и молния, одни не понимают, зачем болтовня, когда и так куча задач, а другие не умеют решать задачи, если их не проговорят с кем-то. Именно поэтому кажется, что часто люди бронируют время и заполняют его болтовней. Но это просто их метод решения проблем.

Совет первый: люди приходят и уходят, вам нужна система, которая бы осталась надолго. Итак, сделайте систему. И начнется она со сформированного сообщения.

Как создать эффективную систему совещаний

А если не проводить совещание?

Но перед тем задайте вопрос, что произойдет, если совещания не будет? Действительно ли выгодно проводить совещание или можно просто отправить ссылку на новый регламент в общий чат?

Если вам надо объявить о какой-то новости и не нужна обратная связь от коллег, то сформулируйте сообщение в чат или на почту. Если вам нужна обратная связь, то все равно сформулируйте вопрос заранее и предупредите, что вам нужны будут идеи или консультации. Я уже говорила, что некоторым людям сложно формировать идеи быстро, поэтому вы дадите им фору и получите классные идеи, а не удивленные выражения лиц взамен.

Если надо представить идею — напишите в чат или на почту, не собирайте совещание. Если надо решить проблему — никуда от совещания не деться.

Издание The Sun приводит ужасающую статистику — на офисные совещания в среднем уходит 213 часов в год — это эквивалентно 27 рабочим дням. Это основная причина переработок, когда приходится дорабатывать вечером и на выходных.

Чтобы не тратить время впустую, сторите систему, создайте в календаре событие и добавьте рабочие почты коллег. Предупредите минимум за сутки, чтобы у коллег было время на подумать. Напишите удобное сообщение.

📌Читайте в блоге: Как составлять User Story?

Этапы проведения совещаний

Понятное сообщение: тема, суть, перечень вопросов, ссылки на все-все документы, задачу в таск-менеджере, чтобы вашим коллегам было удобно. Смотрите пример. Итак, идеи до, а не после совещания. Соберите идеи от коллег перед совещанием. Это важно. Если человек не присылает вам ни одного предложения, но просит назначить совещание — поверьте, этот человек сожрет ваше время и ресурс. Такие люди обычно или отсиживаются молча, или очень активны, но не продуктивны. Знаете такое, видели суперактивных коллег с нулевой продуктивностью? О них и речь. Собирайте вокруг себя не активных, а продуктивных. Не прислали даже два предложения — не приглашайте на совещание. Исключение: ваш руководитель (компании, отдела), потому что если у специалиста 10+ лет опыта ему нужно меньше времени вникнуть в вопрос. Дайте людям право отказаться, если они могут прислать свои идеи, но не могут выделить время на совещание, то это окей. Не делайте каждое совещание обязательным. Исключение — еженедельные или ежедневные планерки, если этого требуют процессы компании.

Стратегія Google Ads для site.com

Привіт, тиждень тому до нас звернувся клієнт site.com. Ми зробили йому аудит та чекали на всі виправлення. Зараз саме час зробити стратегічний план розвитку та оптимізації рекламного кабінету.

Пришліть мені коротко свої ідеї, які у вас виникнуть перед нарадою.

Питання для обговорення

Мы уже настроили кампанию на категорию товаров А, но по ней мало кликов, поэтому я предлагаю создать другую кампанию, где собрать товары категории А и С. Но быстро это добавить не получается, потому что у клиента специфический фид, надо ваши идеи.
Есть категория товаров В, которая попала на модерацию в Merchant Center и там и зависла, надо идеи, как это ускорить.
Для клиента надо запустить свежую медийную кампанию и нам нужны идеи для креативов.
Клиент хочет детальный анализ конкурентов, включая их рекламные бюджеты, мы не можем отследить эту информацию, поэтому нужны идеи, что мы можем предложить для анализа.
Google Ads заблокировал некоторые товары из-за описаний, нужно также обсудить, как лучше заменить эти описания, чтобы не получить блокировку в дальнейшем.
Клиент хочет вырасти в продажах х3, но увеличение бюджета готов согласовать только на 50%, поэтому нужны будут идеи по поводу оптимизации и эффективной стратегии.

Главная задача в таск-менеджере: [link]

Ссылка на Zoom или Google Meet: [link]

Дата, время.

Четкий тайминг. Распланируйте совещание заранее, если что-то пойдет не по плану, то лучше иметь план, чем его не иметь. Еще один совет, который поможет экономить время: если запланировать на совещание 1 час, то поставьте тайминг на 45 минут и таймер, чтобы ускорить участников. Возможно совещание и будет длиться 1 час, но точно не больше, как обычно случается. Смотрите пример.

Регламент: на обсуждение предлагаю выделить 30 минут идеи, 15 минут опровержения идей и 15 минут одобрения идей. От каждого буду ожидать 2-3 идеи.

Глава совещания. У каждого совещания есть глава, он же модератор. Обычно это тот человек, который инициирует совещание. Обязанности председателя: делать протокол, или назначить того, кто сделает протокол и выступать модератором, если обсуждение зайдет в угол, схлопнется или перегреется.

Методология. Выберите комфортный метод обсуждения. Например, мозговой штурм — когда каждый участник выдвигает свои идеи, без критики или ограничений — подойдет для творческих команд. Такой метод наиболее лоялен для застенчивых коллег. Мозговой штурм проходит так: каждый выдвигает все идеи, даже нелепые на первый взгляд, потом они обсуждаются и выбираются лучшие. Еще есть метод «5 почему»: на каждую идею надо задать 5 вопросов почему, чтобы выявить ее сильные или слабые стороны. Можете пользоваться и самым простым методом обсуждения по кругу. Это зависит от команды, ваших целей и целей проекта.

Протокол совещания. Составьте краткий конспект. Имя — предложение или вопрос. А также список задач с дедлайнами, кому и что доверили делать по проекту.

Положительное окончание. Все совещания должны иметь положительное окончание, даже если там шли адские дебаты или разборы полетов. Поблагодарите каждого за идеи, выделите положительные моменты.

Видеоприсутствие. Включенная видеокамера это уже +10 к уважению. Бывают разные обстоятельства, когда камеру включить не удобно. Сразу предупредите об этом, очень трудно выступать перед аватарами, когда не видишь реальных собеседников. Допустимо выключить камеру на несколько минут, например, выгнать кошку или ответить на срочный рабочий звонок, но это все исключения, а не правило.

Чеклист совещания на 10 пунктов

А теперь давайте коротко пройдемся и сделаем чеклист совещания на 10 коротких пунктов.

Планируйте совещания в календаре и подключайте Google Meet и Zoom. Так вы будете знать, кто из участников подтвердил намерение присоединиться. Календарь автоматически напомнит о совещании письмом на почту.
Напомните лично тем, кто не подтвердил намерение, возможно, письмо ушло в спам.
Напишите тему, вопросы, добавьте почты участников, ссылку на видеоконференцию. Прикрепите все матераилы, чтобы участникам было удобно их добраться.
Соберите предложения всех участников.
Пригласите только тех, кто прислал идеи.
Проведите мозговой штурм, технику вопросов «почему» и другие.
Сделайте протокол совещания: конспект плюс все возникшие вопросы и предложения.
Превратите предложения и идеи в задачи.
Составьте список задач и назначьте ответственных. Установите дедлайны каждой задачи.
Проведите аудит работ после дедлайна. Но это уже не касается совещаний, а другой рабочий процесс.

Причины ваших неудачных совещаний

С этим чек-листом у вас шанс на неудачное совещание спустится до 1-10%, но не до нуля. Поэтому я еще расскажу о причинах ваших неудачных совещаний, чтобы их избегать

Нет четкого плана совещания: давайте соберемся чтобы обсудить стратегию Google Ads для site.com без деталей — это неверно.
Плохой тайминг. Если совещание затягивается, это создает напряжение.
Отсутствие диалога. Все участники тихонько сидят и слушают, потому что либо плохо подготовились, либо не имеют интереса к проекту. Хуже всего когда коллеги во время совещаний листают новостную ленту или вставляют шутки или неуместные ремарки в диалог с другими участниками.
Нет ответственных. Никто не делает протокол, не назначает исполнителей и дедлайны.
Совещание заканчивается никак или на негативной ноте, все просто расходятся, нет списка дел, дедлайнов и выводов.

Спасибо вам за внимание, эти советы могут показаться слишком тяжелыми для новичка, но поверьте, все требует опыта, за каждым успешным совещанием стоят несколько неуспешных, главное здесь вот что — проводите совещания только если это крайне необходимо, отличайте активность от продуктивности, делайте протоколы, задачи и дедлайны.

Какие у вас возникли вопросы? Пишите мне, будем разбирать каждый.

Recent Posts

Tags

Получить консультацию